Ontslag bij disfunctioneren van je werknemer

Ontslag op basis van disfunctioneren kan in de nieuwe ontslagwetgeving alleen nog maar via de Kantonrechter. Je kunt ook een vaststellingsovereenkomst met je werknemer overeenkomen. Werkgever en werknemer gaan dan met wederzijds goedkeuren uit elkaar. Maar, kom je er niet uit met je werknemer, dan is de Kantonrechter de enige mogelijkheid. En dan is het heel belangrijk dat je je dossieropbouw goed in orde hebt.

Dossieropbouw

Een dossier opbouwen over het functioneren van een werknemer heeft vaak niet de eerste prioriteit. Het is wel belangrijk om dit te doen.

  • Je geeft een positief signaal af naar de werknemers die wel goed functioneren
  • Goede dossieropbouw vergroot de kans op een succesvol ontslag van een slecht functionerende werknemer

Waar moet je voor zorgen?

  • Laat de werknemer weten dat hij niet voldoende functioneert
  • Zorg voor een verbetertraject zodat de werknemer zijn functioneren kan verbeteren
  • Het verbetertraject kan ook met coaching of scholing en opleiding
  • Het mag niet zo zijn dat gebrekkig functioneren van de werknemer het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor arbeidsomstandigheden
  • Zorg dat je werknemer goed is opgeleid, want gebrek aan scholing mag geen reden zijn voor het slecht functioneren van je werknemer
  • Bekijk of er in de organisatie een mogelijkheid tot herplaatsing is (eventueel na scholing) in een andere functie

Hoe bouw je een goed dossier op?

  • Plan een gesprek met je werknemer en noem daarbij concrete voorbeelden
  • Maak afspraken zodat je werknemer kan verbeteren
  • Maak een actieplan waarin je de afspraken vastlegt, met duidelijke doelen, termijnen en verantwoordelijkheden
  • Jij en je werknemer ondertekenen dit actieplan
  • Biedt interne hulp aan zoals begeleiding, werkplek- of werktijdaanpassingen
  • Biedt externe hulp als dat nodig is zoals bijvoorbeeld scholing of coaching
  • Een verbetertraject duurt gemiddeld 6 maanden
  • Evalueer 1x per 2/3 weken met je werknemer en leg de evaluatie schriftelijk vast
  • Nieuwe afspraken leg je weer vast in je actieplan
  • Bekijk de optie of een andere functie intern mogelijk is
  • Maak duidelijk wat er gebeurt als er geen verbetering optreedt
  • Is er ondanks alle inspanning geen verbetering? Geef je werknemer dan schriftelijk een laatste termijn voor verbetering

Geen medewerking van de werknemer  

Het kan voorkomen dat je werknemer niet wil meewerken aan het verbeteren van zijn functioneren. Ik adviseer je dan om de volgende stappen te blijven doen:

  • Je blijft gewoon doorgaan met je begeleiding in het verbetertraject
  • Leg in het actieplan vast dat de werknemer niet wenst mee te werken aan het verbetertraject
  • Zorg voor ondertekening van het evaluatiedocument door beide partijen
  • Weigert de werknemer te tekenen? Verstuur dan het evaluatiedocument en actieplan met alsnog het verzoek om te tekenen
  • Bij hardnekkige weigering krijgt de werknemer een waarschuwing

Heeft je bedrijf een sanctiebeleid? Dan is het belangrijk dit op te volgen. In het sanctiebeleid is opgenomen hoe je omgaat met waarschuwingen of een schorsing zonder loondoorbetaling en uiteindelijk leidt hardnekkige weigering tot een laatste waarschuwing en ontslag. Maar dan moet je dossier wel inorde zijn.

Wat is nog meer belangrijk?

Naast het ontwikkeltraject is het ook belangrijk dat andere onderdelen uit het personeelsdossier in orde zijn.

  • Zorg dat je jaarlijks de functionering- en/of beoordelingsgesprekken doet met je werknemer en geef eerlijke en duidelijke feedback
  • Doe dit op tijd en laat het gesprek niet maandenlang wachten
  • Bereid het gesprek goed voor en nodig je werknemer tijdig uit zodat hij zich ook goed kan voorbereiden
  • Is het de werknemer duidelijk wat je van hem verwacht? Geef ook aan wat hij van jou mag verwachten
  • Leg de jaarlijkse gesprekken vast in formulieren die je daarvoor gebruikt of in een brief, en zorg voor ondertekening door beide partijen
  • Een incompleet personeelsdossier is in ontslagzaken heel lastig
  • Begeleiden van je werknemers doe je het hele jaar, dus wees kritisch en signaleer zelf als het niet goed gaat met je werknemer

Ben kritisch op wat je het hele jaar doet.

Geef je je werknemer een bonus maar ben je eigenlijk niet tevreden, dan heeft dit een totaal verkeerde uitstraling naar je werknemer. En een positieve beoordeling staat haaks tegenover een ontwikkeltraject.

Heb je hulp nodig bij de dossieropbouw? Neem dan contact met me op. Mijn HR tips niet meer missen? Schrijf je dan in!

Contact

Vrijblijvend contact opnemen?

Categorieën

Geen enkel blog meer missen? Schrijf u dan nu in!

  • Door uw naam en email met dit formulier te versturen meld u zich aan om blogberichten te ontvangen. Hoe wij omgaan met je persoonsgegevens kun je lezen in ons Privacy beleid

30 waardevolle tips over verzuim: e-book voor ondernemers