Verzuimdossier

Je mag niet alles vastleggen als je medewerker ziek is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft daar strenge regels voor opgesteld.

Wat mag je bij een ziekmelding vragen?

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • de vermoedelijke duur van het verzuim
  • de lopende afspraken en werkzaamheden
  • valt de zieke medewerker onder een vangnetbepaling van de Ziektewet – maar niet onder welke vangnetbepaling
  • houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval
  • is er sprake van een verkeersongeval, waarbij een derde is betrokken, in verband met een regresmogelijkheid

Wat is niet toegestaan om te vragen en/of vast te leggen?

  • oorzaak van het verzuim
  • eigen waarnemingen over de gezondheidstoestand
  • informatie over therapieën
  • afspraken met artsen, therapeuten of begeleiders
  • problemen uit het verleden of in de privésfeer

De Bedrijfsarts mag deze gegevens wel vragen om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie. Hij mag ook medische gegevens van de behandelend arts van de medewerker opvragen. Hiervoor heeft hij schriftelijke toestemming nodig.

Jouw verzuimsysteem

  • de accounts die toegang geven tot het medisch dossier mogen niet door of namens de werkgever worden beheerd. Een bedrijfsarts mag dus geen medische gegevens opslaan in een verzuimsysteem waar de werkgever zelf het beheer over voert. Dit mag wel als het systeem extern beheerd wordt
  • als het systeem via internet toegankelijk is voor bevoegde medewerkers, moet er sprake zijn van meer factor authenticatie. Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord is niet voldoende
  • de applicatiebeheerder van de werkgever moet niet bij de dossiers kunnen komen
  • de accounts die toegang geven tot het medisch dossier mogen alleen door een professionele externe partij worden beheerd (onder auspiciën van de bedrijfsarts)

Dus, als je nog een verzuimsysteem gaat aanschaffen, let dan op deze verplichtingen. Heb je al een verzuimsysteem, zorg er dan voor dat de bovengenoemde verplichtingen mogelijk zijn.

Heb je hulp nodig bij de begeleiding van je zieke medewerkers? Ik help je graag.

Contact

Vrijblijvend contact opnemen?

Categorieën

Geen enkel blog meer missen? Schrijf u dan nu in!

  • Door uw naam en email met dit formulier te versturen meld u zich aan om blogberichten te ontvangen. Hoe wij omgaan met je persoonsgegevens kun je lezen in ons Privacy beleid

30 waardevolle tips over verzuim: e-book voor ondernemers